Logo
Logo

Checklist: Zorgeloos op vakantie met deze 8 werktips

De vakantie komt eraan! Zon, zee, strand en genieten toch? Maar bent u goed voorbereid op de vakantie? De vakantieperiode kan veel stress opleveren. Zeker als uw werk niet goed is voorbereid op uw aankomende vakantie. Heeft u bijvoorbeeld al aan uw afwezigheidsbericht gedacht? En zijn uw bestanden veilig opgeslagen in een back-up? We hebben alles voor u verzameld in een checklist, zodat u het werk achter u kunt laten en zorgeloos op vakantie kunt gaan.

1. Maak een back-up en voorkom dataverlies tijdens uw vakantie

Gaat de laptop mee op vakantie? Of blijft deze achter in uw huis? Uw laptop wordt dan een makkelijke prooi voor diefstal. Het risico op beschadigingen is ook velen malen groter tijdens het reizen. Naast het verlies van uw laptop, verliest u ook belangrijke bestanden. Het is maar de vraag of u deze bestanden dan nog terug kunt krijgen. Fijn terugkomen van vakantie is het natuurlijk niet. Meteen een achterstand, bestanden opnieuw maken en belangrijke informatie missen. Een back-up zorgt ervoor dat uw bestanden veilig zijn en dat u volledig ontspannen weg kunt gaan.

2. Stel een afwezigheidsbericht in om iedereen op de hoogte te stellen

Staat de zakelijke mail op uw telefoon? Dan kent u vast dit gevoel: even de mailbox openen, dat kan geen kwaad toch? Ziet u net die ene belangrijke mail in uw inbox staan, dan wordt het een uitdaging om niet te reageren op die mail. Met een afwezigheidsbericht zorgt u ervoor dat al uw collega’s en relaties op de hoogte zijn van uw vakantie. U kunt zelfs andere berichten instellen voor interne en externe contacten, waardoor u uw berichten kunt afstemmen voor een optimaal resultaat. Vergeet er niet in te zetten wanneer u weer terug bent en bij wie zij terecht kunnen voor uw taken.

3. Telefoon doorschakelen en niet meer onnodig gestoord worden

Hè, zit u net aan het zwembad en gaat de telefoon weer. De telefoon blijft maar rinkelen. Zuchtend pakt u de telefoon weer op. Een stemmetje in uw hoofd zegt dat u het niet moet doen. Maar dat belangrijke telefoontje moet en zal beantwoord worden. Schakel uw telefoon door en wordt niet onnodig gestoord. Of sluit u een paar dagen de deuren en wilt u de telefoontjes juist niet missen? Het is ook mogelijk om telefoontjes van de vaste telefoon door te schakelen, zodat u geen belangrijke telefoontjes mist tijdens uw afwezigheid.

4. Pas uw voicemail aan om klanten en relaties op de hoogte te stellen

Blijven uw klanten en relaties u maar storen tijdens uw vakantie? Vaak wordt er wel gedacht aan het afwezigheidsbericht, maar heeft u ook al gedacht aan de voicemail? Stel uw klanten en relaties op de hoogte over uw vakantie. Door uw klanten en relaties goed te informeren zullen zij u minder snel bellen. Ook bij de voicemail geldt: laat weten wanneer u weer terug bent en wie uw taken overneemt.

5. Maak een takenlijst in Outlook om stress te voorkomen

De laatste uren zijn ingeslagen en dan is het vakantie. Toch heeft u nog een overvolle takenlijst. En natuurlijk komt uw collega op het laatste moment nog met een verzoekje. Al die taken krijgt u nooit meer op tijd af voor de vakantie. Met een rusteloos gevoel gaat u op vakantie. Is dit een herkenbaar gevoel? Bekijk een paar weken van te voren welke taken prioriteit hebben en nog uitgevoerd moeten worden voor uw vakantie. Geef deze taken verschillende prioriteiten en verzamel ze in een takenlijst. Deze takenlijst kunt u gemakkelijk maken in Outlook. Plan ruimte in uw agenda om de voorbereidingen te doen en plaats herinneringen om deze niet te vergeten. Laat uw collega’s een paar dagen van te voren weten dat u bijna op vakantie gaat. Zo voorkomt u dat ze op het laatste moment bij u komen aankloppen met spoedklussen.

6. Voorkom problemen met een soepele overdracht

Is er iemand die uw werkzaamheden overneemt als u op vakantie bent? Zorg voor een soepele overdracht om problemen te voorkomen. Een overdrachtsdocument helpt u om uw collega te voorzien van alle nodige informatie. Denk hierbij aan de werkzaamheden, de afspraken, deadlines en alle informatie rondom de lopende projecten die uw collega gaat overnemen. Als u alles in één keer moet benoemen, dan is de kans groot dat u iets vergeet. Begin daarom al een maand van te voren en noteer tijdens die maand alle belangrijke punten die uw collega moet weten. Zo voorkomt u dat u belangrijke informatie vergeet door te geven.

7. Deel uw inbox om de continuïteit te waarborgen

Loopt er een belangrijk project die niet kan wachten op uw vakantie? Deel uw inbox met een collega, zodat uw belangrijke projecten niet stil liggen tijdens uw vakantie. Uw collega kan dan bij uw mails, waardoor hij/zij niets mist tijdens uw afwezigheid. Uw collega kan eventueel reageren op uw mails, waardoor alles tijdens uw vakantie prettig door kan gaan. U kunt uw mailbox op 2 manieren delen: een machtiging voor lezen en machtiging voor volledige toegang. Bij volledige toegang krijgt uw collega toestemming om mails te verwijderen, verplaatsen en om mails vanuit uw account te versturen.

8. Plan ruimte in om uw inbox bij te werken

De vakantie is voorbij. U komt weer helemaal relaxed terug van vakantie. Klaar om weer aan het werk te gaan. Dit ontspannen gevoel wilt u natuurlijk nog even vasthouden. Plan daarom ruimte in na uw vakantie om uw mails door te lezen en te beantwoorden. Zo wordt u bij terugkomst niet meteen overspoeld met meetings en kunt u uw inbox rustig bijwerken.

Wilt u zorgeloos op vakantie gaan? Wij helpen u graag om alle punten van deze checklist in gang zetten om goed voorbereid en zorgeloos op vakantie te gaan. Zo kunnen wij u helpen met een back-up, de outlook instellingen, de voicemail of het doorschakelen van de telefoon. U kunt altijd bij ons terecht voor al uw vragen over telecom en ICT! Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.