Logo

8 tips om ICT stress te voorkomen

Bent u net bezig in dat belangrijke bestand, nog maar een paar regels en deze is klaar om te verzenden. Reageert het bestand niet meer! Helaas is er veel aan het document veranderd sinds de laatste back-up, waardoor een groot gedeelte van het document ontbreekt. Hoe frustrerend is dat?! Uw tijd is al zo kostbaar en moet op deze manier nu twee keer worden ingezet, terwijl dit voorkomen had kunnen worden. Met onze tips zorgt u ervoor dat dit niet nog een keer gebeurt en kunt u effectiever werken.

1. Houd tijd tussen meetings

Is uw dag helemaal vol gepland met meetings? Dan voelt deze dag soms net een race. U komt niet tot rust en op een gegeven moment heeft u niet meer de volledige concentratie meer om u te focussen tijdens de meetings. Plan daarom tijd in uw agenda tussen de meetings om even op adem te kunnen komen. In die tijd kunt u alle inzichten van de vorige meeting noteren en u voorbereiden op de volgende meeting. U kunt ook tijd inplannen voor korte pauzes, studietijd of focustijd. Met Microsoft Viva, een app van Teams, kunt u gemakkelijk tijd reserveren voor focustijd. Tijdens dit gereserveerde blok wordt uw status veranderd in Focus. Met de status Focus krijgt u alleen dringende meldingen of meldingen van contacten met prioriteit. Hierdoor krijgt u minder afleidingen en kunt u zich beter concentreren op uw werk.

2. Plan tijd om meetings voor te bereiden

Uw agenda staat bomvol, waardoor u geen tijd heeft om de meeting voor te bereiden. U gaat onvoorbereid de meeting in. Hierdoor haalt u niet alles uit de meeting, wat u natuurlijk wel wilt. Het is daarom van belang om tijd voor de meetings in te plannen. Door tijd te reserveren voor uw meeting, zorgt u ervoor dat uw collega’s u minder snel lastig vallen. Zo heeft u tijd om de agendapunten te noteren of te bekijken en (eventuele) vragen op te schrijven. Wist u dat u in Microsoft Teams meetings kunt opnemen? U kunt hierdoor makkelijk de meeting terugkijken en belangrijke punten opschrijven.

3. Plan een week vooruit

Heeft u moeite om uw deadlines te halen? U heeft een takenlijst vol met taken, maar kunt de tijd niet vinden om deze uit te voeren. Kijk dan aan het einde van de week naar de volgende week. Plan tijd in voor uw taken, zodat deze niet vergeten te worden. Mocht er iets veranderen in uw planning, pas deze dan tijdig aan. Zo voorkomt u dat taken blijven liggen en zich blijven opstapelen. Met Microsoft To Do kunt u gemakkelijk prioriteiten stellen en uw dag indelen.

4. Gebruik de nieuwste software

Software kan uw effectiviteit negatief beïnvloeden. U wilt een programma gebruiken en het duurt heel erg lang totdat deze is opgestart. U bent veel tijd kwijt, terwijl u deze ook aan andere werkzaamheden had kunnen besteden. Zonde, want dit kunt u makkelijk voorkomen. Om met de nieuwste hardware en besturingssystemen mee te komen, wordt software voortdurend bijgewerkt. Hiermee wordt de software sneller, kunnen nieuwe features worden toegevoegd en wordt de veiligheid gewaarborgd.

5. Houd uw bestanden en gegevens veilig met een back-up

Loopt uw computer wel eens vast terwijl u bezig bent met een belangrijk document? Of heeft u wel eens per ongeluk een bestand verwijdert? Met een back-up staat u altijd 1-0 voor! Wat er ook gebeurt: een menselijke fout, een programma dat vast blijft hangen of zelfs een cyberaanval. Een recente back-up herstelt uw bestanden, waardoor u weinig extra tijd kwijt bent. U kunt namelijk verder werken aan de documenten van uw back-up. Wilt u uw bestanden beschermen tegen dit soort situaties? Maak regelmatig een back-up van al uw belangrijke bestanden en gegevens.

6. Geef de hardware een onderhoudsbeurt voor een optimale werking

U zit net lekker te werken in een programma als de computer vastloopt en u de computer opnieuw moet opstarten. In de tussentijd zijn uw bestanden niet opgeslagen, dus bent u al uw gegevens kwijt. Of u start het internet op en de webpagina blijft maar laden. Loopt u elke dag tegen dit soort problemen aan? Dan wordt het tijd voor een onderhoudsbeurt voor uw computer of laptop! Uw computer of laptop heeft elk jaar een onderhoudsbeurt nodig, zodat deze optimaal blijft werken. Voer regelmatig updates uit en laat de computer opschonen. Hiermee voorkomt u onnodige storingen en blijft uw computer of laptop optimaal werken. Wij helpen u graag om uw hardware optimaal te laten werken en voorzien uw computer of laptop van een jaarlijkse onderhoudsbeurt.

7. Vervang oude computers of laptops

Werkt uw computer of laptop nog steeds niet optimaal na een onderhoudsbeurt? Dan is nieuwe hardware noodzakelijk. Een oude computer of laptop kan ten koste gaan van uw effectiviteit. Oude apparaten zijn vaak langzamer en hebben minder opslagruimte. Daarnaast kan oude hardware niet altijd de nieuwe software of software updates downloaden. Met oudere software werkt u trager, mist u nieuwe features en bevat vaak zwaktes voor cyberaanvallen. Is uw hardware toe aan vervanging? Kom bij ons langs voor een vrijblijvend advies gesprek of bestel direct online.

8. Plan focustijd

We weten allemaal dat het lastig is om tijd te plannen voor deze punten. Er is namelijk altijd iets te doen dat belangrijker is. Maar zoals u heeft gezien kunnen hier grote consequenties aan vast zitten. Plan daarom ieder jaar tijd in je agenda om de bovenstaande punten uit te voeren.

Wilt u de effectiviteit binnen uw bedrijf verhogen? Wij helpen u graag met de aanschaf van nieuwe hardware, software en de onderhoud van uw hardware. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.